Det du behöver veta om dokumenthantering

2015-11-19 15:44 Publicerad av Tomas Wulfing

dokumenthantering.png

Vad är dokumenthantering?

Dokumenthantering är ett smart sätt att hantera dokumentet under hela dess livscykel. Det är egenligen inte svårare än att man sparar dokumenten tillsammans med information om dokumenten för att kunna just hantera dem.

Med hantera menar man i grunden:

  • Skapa och uppdatera dokument
  • Läsa dokument
  • Ta bort dokument

Om vi utvecklar läsa dokument: Efter att först ha hitta dokumentet måste man även kunna lita på det.

Att hitta kan man göra på flera sätt:

  • Klicka i en favoritlista
  • Navigera och/eller filtrera
  • Söka

Att lita på ett dokument ställer högre krav. Något måste vara gjort med dokumentet som gör att jag kan lita på dess innehåll. Men dokumentet måste också vara uppmärkt på ett sätt som gör att jag inser att jag kan lita på det.

Uppmärkningen görs ofta som:

  • Dokumentstatus; Utgåva, Version, Fastställt, Godkänt etc
  • Granskad av person X
  • Granskad datum
  • Giltigt till
  • etc

Vad betyder det för din organisation

Effekterna av att införa ett dokumenthanteringssystem, som är väl inställt för att stödja er verksamhet, kan ofta delas in i olika huvudområden:
  • Trivsel på arbetsplatsen
  • Fokus på kärnverksamheten, istället för att leta dokument eller skriva om dem
  • Effektivitet och besparing
  • Tidsvinst kalendermässigt för uppdrag
  • Minskad risk, ekonomiskt och juridiskt
  • Uppfylla kvalitetskrav, spårbarhet, lagar, etc
  • Varumärke – vi är en organisation som har de bästa verktygen

Ladda ner vår skrift ”Det du bör veta om dokumenthantering”. Vår förhoppning är att denna kan bringa insikter om hur du skall tänka och agera.

Ladda ner

Tags: Dokumenthantering

     

Kommentera