Hur passar MetaShare in i Office 365?

2016-02-25 15:46 Publicerad av Gabriel Smoljár

Du är sannolikt bekant med hur digitala dokument och filer hanteras traditionellt. Nu finns det en hel uppsjö med molntjänster och många av dom tycks göra samma sak. En nyckel till framgång vid flytt till molnet är att veta vilka användningsområden de olika tjänsterna har och vilka gamla system de ersätter.

office365-metashareOneDrive for Business är H: eller Mina Dokument

Det är vanligt att alla användare har en privat disk på en filserver med automatisk backup som garanterar att informationen inte går förlorad om användarens dator skulle förolyckas på något sätt. Här lagras vanligtvis privata filer som man inte delar med kollegor.

OneDrive for Business erbjuder detta och mer. Istället för på en filserver lagras dina dokument i molnet. OneDrive for Business-klienten ser till att alla dokument synkas mellan dina enheter och molnet. Du kan komma åt filerna från i princip alla typer av datorer och enheter på marknaden. Du kan till exempel börja jobba med en presentation på din PC och göra några sista-minuten-ändringar från din mobil på väg till kund. Det går även bra att dela dokument med kollegor och externa partners och samarbeta i realtid.

OneDrive for Business är dock inte ett dokumenthanteringssystem eftersom dokumenten ägs av en användare och inte en del av organisationen.

Office 365 Groups är Exchange Public Folders

En mailserver är en självklarhet idag och oftast är det en Exchange-server. I Exchange har ni mail, kalendrar, att-göra-listor och delade mappar. Delade mappar funkar som en gemensam lagringsyta för en specifik grupp.

Office 365 Groups tar detta vidare. Med Exchange måste du sätta upp mappar, sändlistor, kalendrar mm var för sig. Office 365 Groups sätter upp allt detta i ett steg utan att man behöver hjälp av en systemadministratör. Grupper är lättillgängliga från Outlook för PC och Mac och Office 365 Groups-appen. Alla funktioner i Exchange kombineras med OneDrive for Business.

Office 365 Groups är alltså ett verktyg för informellt samarbete.

MetaShare är G:

Vanligtvis så finns det en disk på filservern som fungerar som gemensam lagringsyta. Man har skapat en filstruktur (eller felstruktur) som gällde vid tillfället den skapades och förstås bäst av de som var med vid tillfället. Den hårda sanningen är att G: egentligen inte är bättre än OneDrive for Business. Enda skillnaden är att G: ägs av organisationen och inte en person, vilket kan avhjälpas genom att använda Office 365 Groups.

Även om Office 365 Groups har en del fördelar framför en filserver så räcker det ändå inte hela vägen för dokumenthantering. För det behöver man bl.a. en hierarki med taggar som kan anpassas allt eftersom organisationen förändras. Taggarna ingår i något som kallas en informationsmodell. Office 365 Groups kan inte skapa en informationsmodell, än mindre en som är återanvändbar mellan t.ex. projekt. Ofta behövs även lagring och taggning av dokument kompletteras med ärendehantering och/eller arkivering.

För detta ändamål är MetaShare® ett utmärkt verktyg. MetaShare använder kraften i SharePoint för att göra dokumenthantering enkelt. Med MetaShare är det enkelt att skapa en informationsmodell som kan återanvändas i arbetsrum eller projektsiter som skapas utan assistans från en SharePoint-administratör. Dokumenthantering kan kombineras med ärendehantering och dokument kan sparas för arkivering. MetaShare uppfyller kraven för formellt samarbete, dvs projekt, styrdokument och annan dokumentation. Samtidigt finns det inga hinder för att stödja informellt samarbete. En bra kombination är att ha diskussioner och kalender i Office 365 Groups men sköta dokumenthanteringen i MetaShare.

Slutsats

Vi kan konstatera att Office 365 ersätter filservern out-of-the-box, men Office 365 löser inte problematiken kring dokumenthantering, precis som filservern. För detta behövs MetaShare som tillsammans med ett bra förarbete och förankring i ledningen är ett recept på framgång för dokumenthantering och i förlängningen för hela verksamheten.

Tags: Dokumenthantering

     

Kommentera