Så här arbetar du med dina dokument i OneDrive for Business och MetaShare

2016-09-23 13:17 Publicerad av Per Rolder

OneDrive for Business

Introduktion

OneDrive for Business är motsvarande plats på filservern, exempelvis H:, eller Mina Dokument.

OneDrive for Business ser till att alla dokument synkas mellan dina enheter (dator, mobil etc.) och molnet. Du kan komma åt filerna från i princip varsomhelst samt alla typer av datorer och enheter.

OneDrive for Business är inte ett dokumenthanteringssystem eftersom dokumenten ägs av en användare och inte är en del av en organisation. Det är här MetaShare® har betydelse och tillför värde till en organisation.

Hur jobbar du då i OneDrive?

Här lagrar du dina privata filer. Dokument som hör till en organisation eller som du vill samarbeta kring med dina kollegor sparar du i MetaShare.

Endast i undantagsfall kan du använda OneDrive för något enstaka verksamhetsdokument. Exempelvis om det endast är du som arbetar på dokument, du vill arbeta med dokumentet helt ”off-line” och du vet att ingen annan bland dina kollegor kommer att arbeta på dokumentet. Då kan du spara ett dokument från MetaShare till OneDrive och arbeta med det tills det är klart, för att sedan ladda upp det till MetaShare igen.

När du laddar upp det till MetaShare är det viktigt att filnamnet är detsamma som tidigare – då blir det en ny version av det dokumentet i MetaShare, och du utnyttjar på så sätt MetaShares versionshantering för spårning av ändringar i dokument.

MetaShare

Introduktion

Kortfattat är MetaShare det nya G: (gemensamma disken/filservern). MetaShare använder kraften i SharePoint för att göra dokumenthantering enklare.

MetaShare förenklar dokumenthantering genom att:

  • Det är lätt att hitta, skapa och återanvända dokument ur olika perspektiv genom att tagga dokument med olika metadata
  • Det är ett enkelt och intuitivt användargränssnitt vilket kräver minimal utbildning för att komma igång

I MetaShare är det enkelt att skapa olika ”taggar” för att sedan kunna söka efter dokument. Grunden i MetaShare är tre huvudtaggar, Område, Dokumenttyp och Nyckelord.

Hur jobbar du då i MetaShare?

MetaShare är åtkomligt från i princip varsomhelst samt från alla typer av datorer och enheter. För att arbeta med dina dokument måste du vara uppkopplad ”online” till MetaShare.

Skillnaden mellan MetaShare och OneDrive for Business är att MetaShare inte tillåter synkronisering till din egen dator för att kunna hanteras ”offline”. Anledningen till det är att undvika möjligheten till versionskonflikter för dokument.

Du arbetar som vanligt med dokument i MetaShare, d.v.s. söker, filtrerar, skapar, öppnar och redigerar dina dokument. Det går också bra i MetaShare att flera personer arbetar samtidigt med samma dokument. I MetaShare kan du nu utnyttja styrkan med anpassade taggar enligt din organisations val av taggar – det blir därmed lättare att söka fram och filtrera ut en mängd av dokument som kan vara relevanta för dig att känna till, exempelvis vid skapande av ett nytt dokument.

Har du ett dokument som är sparat på OneDrive for Business går det enkelt att ladda upp det dokumentet till MetaShare.

Tags: metashare

     

Kommentera