Varför inte Google Drive?

2016-02-02 10:41 Publicerad av Gabriel Smoljár

Google Drive är inte ett dokumenthanteringssystemIphone ändrade vår livsstil men den saknar åtkomst till ett filsystem med filer och mappar som vi är vana vid. Detta ledde till stor efterfrågan på molntjänster för synkronisering av filer mellan enheter. Google Drive är den mest kända men både Dropbox och Microsoft (OneDrive) har liknande tjänster. Dessa tjänster liknar inte bara gamla utforskaren utan är också bättre på så vis att ens filer är tillgängliga överallt.

Eftersom det blir vanligare med mer än en PC som arbetsverktyg är det naturligt att samma tjänst efterfrågas bland medarbetare. Vid en första anblick kan detta se tämligen oproblematiskt ut. Guld och gröna skogar och aldrig mer USB-stickor. I ett dokumenthanteringsperspektiv är det inte fullt så enkelt. Faktum är att Google Drive lider av samma brister som H:.

Dokumenten är organiserade i en mappstruktur som bara skaparen känner till logiken bakom och mappen är den enda metadatat som finns att tillgå. Det blir därför svårt för framför allt nya medarbetare att hitta dokument eftersom de inte känner till historiken bakom strukturen. Det går inte heller att bygga lika sofistikerade söklösningar som man kan med ett dokumenthanteringssystem. Att kunna redigera dokument var som helst, med vad som helst, när som helst kommer också med ett pris. Att kunna dela ett dokument i molnet mellan en handfull kollegor kan visserligen vara bekvämt men vad händer när man kommer åt det stora biblioteket med styrdokument på detta vis?

För eller senare kommer någon att öppna ett dokument och redigera det med dålig eller ingen uppkoppling. Användaren sparar och Google Drive skapar en kopia med datumstämpel för att undvika konflikter. På annan ort kan ett okänt antal andra gjort samma sak. Det finns nu flera versioner av samma dokument och ingen vet hur man ska slå ihop dessa till ett. Man har flyttat det klassiska problemet med e-postbilagor till molnet och kaoset är ett faktum.

Varför SharePoint?

Med SharePoint kan man indexera dokument med metadata vilket leder till god sökbarhet. Tack vare integration med Officepaketet kan du öppna dokument från webbläsaren och spara direkt till SharePoint utan att använda filsystemet som mellanhand. Med co-authoring kan flera användare redigera samma dokument i realtid utan att behöva hålla reda på separata versioner. Skulle någon tappa uppkopplingen kan hen spara dokumentet lokalt tills vidare utan att smutsa ner dokumenthanteringssystemet med kopior. Med SharePoint är det fullt möjligt att göra dokumenten tillgängliga även utanför kontoret via webbläsaren.

Webbgränssnittet ger dig dessutom möjlighet att söka på metadata vilket du inte kan från en synkad mapp på hårddisken. För offlineåtkomst finns OneDrive for Business som synkar ett dokumentbibliotek med din dator, smartphone eller platta. Ways rekommenderar dock att använda webbläsaren så långt det går för att undvika problematik med ofrivilligt skapade kopior.

Ladda ner vår skrift ”Det du bör veta om dokumenthantering”. Så är vår förhoppning att detta skulle kunna bringa lite klarhet hur du skall tänka och agera.
Det här bör du veta om dokumenthantering Ladda ner vårt WhitePaper

Tags: SharePoint, Dokumenthantering

     

Kommentera