Ärendehantering

Man arbetar med ärenden för att det är smart!

Att arbeta ärendebaserat är relativt nytt. I myndighetsvärlden har man väldigt länge arbetat med handling för handling och lagrat dessa på ett strukturerat sätt. Det är också precis vad som stipuleras i lagen för offentligt verksamhet.

Vad är ett ärende? Ja, det enklaste svaret är att det är ett samlingsbegrepp för en mängd information som hanteras tillsammans och har någon eller några som ansvariga. Typiskt finns även en upphovsman eller en initierare vars agerande är orsaken till att ett ärende finns. Bygglovsärende i en kommun, supportärende hos en teleoperatör, ansökan om kulturbidrag är exempel på typiska ärenden.

Ärenden måste behandlas efter vissa regler eller enligt en viss process. Oilka typer av ansvar är ofta inblandade, man tar ofta ett eller flera beslut i ärenden, det ingår ofta utredningsarbete, ett ärende har ofta en status som ändras vartefter att ärendet behandlas. Kort sagt krävs det att man håller reda på en massa information om varje ärende genom hela dess livscykel för att totalt sett kunna hantera den samlade mängden ärenden.

Informationen kring ärenden är till viss del väldigt strukturerad och förutbestämd, t.ex. brukar ärendenummer ha en viss förutbestämd struktur. Men det finns även mer godtyckligt strukturerad information som måste knytas till ett ärende. Denna information skriver man ofta i dokument, då har vi kommit till ärende- och dokumenthantering.

WAYS har stor erfarenhet från ärende- och dokumenthantering i olika former från såväl statlig som privat verksamhet. I SharePoint finns färdiga strukturer för ärendehantering och det går enkelt att bygga arbetsflöden (brukar också benämnas processer eller workflow) som ärendet följer och som återspeglar verksamheten. Tillsammans med den integrerade dokumenthanteringen är SharePoint en utmärkt plattform att bygga lösningar för ärendehantering på.

Är du intresserad av att veta mer kontakta gärna Johan Lönnqvist.