Enterprice Content Managment - (ECM) och vad det innefattar
För er som vill läsa in er mer kan detta sida ge er en liten djupdykning i ämnet. Navigerar genom rubrikerna nedan.
ECM teknologier handlar om att koppla rätt person till rätt information i rätt sammanhang. Historiskt har företag som implementerat ECM gjort det inom en begränsad del av verksamheten och fokuserat på ett specifikt affärsbehov och specifik teknisk lösning. Detta angreppssätt är kostsamt om man skall uppnå visibilitet över processer som spänner över multipla avdelningar och funktioner, i syfte att tillmötesgå de regulatoriska kraven som ställs på dagens företag. Dessa processer korsar multipla system, och var och en av dessa integrationspunkter representerar en potentiell punkt som kan fallera, som är dyr att anpassa och som kräver ökad intern tillsyn för att säkra. Progressiva organisationer håller på att ta i bruk ECM som en strategisk plattform för att undvika dessa onödiga kostnader. Ändå krävs förståelse för var och en av teknologierna för att utveckla en sammansatt ECM strategi.
Företag inom ECM marknaden kommer att dominera IT-agendan för företag och organisationer som söker teknologiska framsteg för att bättre hantera innehåll, människor och processer. Vi kan spåra utvecklingen av ECM genom att undersöka tidiga utvecklingar i industrin så tidigt som på sextiotalet. Under denna tidsperiod var företag som IBM och Honeywell stora leverantörer. Deras stordatorsystem automatiserade enkla beräkningar som tidigare tog lång tid att hantera. På åttiotalet, då persondatorer introducerades, drog klient-server revolutionen igång och personlig produktivitet drev skapandet av digitalt innehål. Detta innehåll, skapad huvudsakligen av kunskapsarbetare, kompletterade den automatiska genereringen av innehåll från stordatorerna. Intel och Microsoft blev stora leverantörer inom detta område.
Under nittiotalet automatiserades transaktionsbaserade affärsprocesser inom företag av affärssystem (ERP) som då möjliggjorde effektivare hantering av siffror som lagrats i databaser. Företag som SAP och Oracle var stora innovatörer under denna era.
ECM system är uppbyggda av en mängd teknologibitar som harmoniskt arbetar tillsammans för att hantera den kompletta livscykeln av elektroniska dokument, från skapande till arkivering och slutligen även radering. Man kan jämföra ECM system som andra produktsviter såsom Microsoft Office. Microsoft Office inkluderar olika verktyg som arbetar tillsammans för att tillhandahålla personlig produktivitet för kontorsarbetare. På ett liknande sätt tillhandahåller ECM system en mängd tätt integrerade funktioner för sökning, hantering, distribution, publicering och arkivering av elektroniska dokument för att uppnå produktivitet inom företag.
Olikt Microsoft Office, kräver ECM system ingen eller minimal mjukvaruinstallation på arbetsstationerna. ECM system levereras genom webbgränssnitt och följaktligen krävs det enbart en webbläsare, ett användarnamn och ett lösenord för att jobba i systemet.
ECM system tillhandahåller säker åtkomst, lagring, publicering och arkivering av stora mängder av affärsinformation. ECM tillåter organisationer att hantera processerna som krävs för att jobba med olika typer av innehåll samtidigt som den spårar och kontrollerar innehållsförändringar.
För att kunna introducera teknologierna som stöttar ECM är det viktigt att förstå skillnaden mellan strukturerad och ostrukturerad information och varför det är en sådan utmaning att hantera ostrukturerad information.
Strukturerad information är baserad på siffror som organiseras i en tabell. Dessa databastabeller kan snabbt manipuleras för att finna data som refereras till siffran i tabellen. Ostrukturerad data är inte enkel att organisera och hämta. Ord, ett exempel på ostrukturerad data, är organiserade i tabeller på liknande sätt som ett index som finns i slutet på en bok. Eftersom datamodellen för ord (ostrukturerad data) är fundamentalt annorlunda från datamodellen för siffror (strukturerad data), måste deras stödjande teknologier också vara olika. Datorer har fundamentalt ändrat sättet som vi jobbar på – de flesta kontorsarbetare idag behöver en dator för att utföra sina vardagliga sysslor. Hantering av löner, fakturor, lager och bokföring kräver alla numeriska datorbearbetningar. Datorer är exceptionella på att bearbeta siffror, men utmaningen för ECM applikationer är att använda avancerade teknologier för att hantera dokument och bilder eller det som definieras som ostrukturerad data.
Individuella produktivitetsverktyg såsom ordbehandlingsprogram, kalkylprogram, presentationsverktyg, webbredigerare och e-post har skapat en explosion av ostrukturerad data som måste hanteras. Organisationer måste kunna lagra denna information, göra den åtkomlig och säkerställa att den är säker och aktuell, såväl som att på ett lämpligt sätt distribueras, publiceras och konsumeras.
Den stora mängden av ostrukturerad data, och hur snabbt mängden växer ger en liten indikation av att den måste hanteras på ett vettigt sätt. Flera analytiker bedömer att stora organisationer fördubblar sin mängd ostrukturerad data varannan månad. Även om denna takt minskade till var tredje eller var sjätte månad, representerar den en enorm förändring av den typ av information som finns tillgänglig inom organisationer.
Fundera lite på denna tillväxtfart. Tänk på all den digitala information som företag har skapat sedan datorer kom till och beakta att all denna information kommer att skapas igen inom loppet av några få månader! Vår dagliga erfarenhet säger att detta håller på att hända när vi tittar på den otroliga ökningen av e-post och ökningen av information på internet.
Jakten efter lösningar som hanterar dessa problem skapade ECM marknaden. Följande grundläggande funktioner ingår som komponenter av ett heltäckande ECM system:
-
Sök
-
Dokumenthantering
-
Arkivering och livscykelhantering
-
Records Management
-
Web Content Management
-
Samarbetsfunktioner och arbetsgrupper
-
Portaler
-
Bildhantering
-
Workflow och Business Process Management (BPM)
Vi kommer att titta lite djupare på några av dem i följande avsnitt.
Portalsystem förser användare med åtkomst till en organisations informationstillgångar och applikationer genom ett intuitivt webbgränssnitt. Under ett portalparaply kan man finna alla sorter av system inklusive affärsunderrättelsesystem (Business Intelligence), innehålls- och dokumenthantering, affärssystem, datalager (data warehouse), sök och åtkomstfunktioner såväl som godtyckliga system som är åtkomliga via webbgränssnitt.
Webbgränssnittet i en portal betraktas ofta som lösningen för att integrera olika tekniska komponenter i ett ECM-system, men det finns mer i en portal än att enbart förse användarna med ett fönster till underliggande system och applikationer. Likväl har portaler blivit vitt utrullade som ett led i att föra kunskapsbasera applikationer till många användare.
Idag finns det få ”rena” portalspelare kvar i marknaden. Det beror inte på att tekniken inte fungerade eller har försvunnit, utan på att dessa tidiga aktörer har blivit uppköpta av större helhetsaktörer, som exempelvis IBM, Open Text och EMC, för att leverera infrastrukturen för integration av komponenter i ECM-system.
Portaler tillhandahåller ett säkert gränssnitt som interagerar med diverse informationskällor, affärsprocesser och människor, personifierat till en användares specifika behov och ansvar. Det finns en bra analogi mellan vad portaler adderar till webbapplikationer som vad fönsterhanterare som exempelvis Microsoft® Windows adderar till operativsystem. Bägge tillhandahåller konsistenta och enhetliga sätt att interagera med applikationer.
Portlets, konnektorer, widgets och gadgets är alla namn på de visuella aktiva komponenterna som användarna ser inom en portal. Dessa är de kopplingsprogram som agerar inuti portalen för att presentera information från andra system eller datakällor.
Portalservrar tillhandahåller gemensamma tjänster som applikationskopplingar, integration, administration och presentation. I grund och botten är portalservern den del som gör allt i bakgrunden innan informationsobjekten syns på portalsidan.
Starten på portalteknologin kan spåras till början på 1990 talet så de mest besökta sidorna på internet var de sidor som tillhandahöll söktjänster för att finna information på webben. I december 1996, lanserade Yahoo!, en av de mest populära sökmotorerna på den tiden, nya personifieringsfunktioner som gjorde det möjligt för användarna att konfigurera en personlig sida som innehöll valda länkar och informationskällor, kallad MyYahoo! MyYahoo! lagrade inte bara länkar till användarnas favoritsidor, utan hämtade också information från specifika webbtjänster som exempelvis aktieportföljer, vädertjänster och de senaste nyheterna och presenterade allt detta på en överskådlig webbsida. Andra sökmotorer som exempelvis Infoseek, Lycos och Excite följde snabbt efter och i slutet av 1997 såg även stora aktörer som AOL, Microsoft och Netscape möjligheterna i denna marknad och startade egna liknande personifierade tjänster.
Portalteknologin tog affärsapplikationer ett steg längre i utvecklingen genom att göra det möjligt för användare att automatiskt skapa enkla, personifierade gränssnitt för att komma åt intern företagsinformation tillsammans med externa informationskällor. Portaler skapade nya värden för sina användare genom att kombinera den typ an personlig information som var vanlig i konsumentportaler som MyYahoo! med annan extern information som exempelvis specialiserade prenumerationstjänster som nyheter och omvärldsbevakning. Portaler kunde tillhandahålla personliga sökagenter, navigering och åtkomst till industrispecifika kategorier av affärsinformation på webben, såväl som att ge tillgång till personifierade vyer till information i interna system som exempelvis dokumenthanteringssystem.
Det blir svårare att effektivt hantera innehåll och applikationer inom globala organisationer när användarantalet växer samtidigt som kraven från dessa användarkategorier växer. Dessutom så kompliceras leveransen av information till användare då det blir svårare och svårare att interagera affärsapplikationerna med varandra. Portalteknologier gör det möjligt för organisationer att effektivt kontrollera tillgången och distributionen av information genom ett enhetligt åtkomstgränssnitt. Ett unikt portalramverk integrerar och levererar all företagsinformation och systemresurser.
Företagsportaler möjliggör en sömlös och transparant koppling mellan olika samarbetsmiljöer och företagsinformation. För att renodla och fokusera företagsinformationen tillhandahåller företagsportaler ett enhetligt gränssnitt eller en dörröppning till andra informationskällor och affärsapplikationer. Att koppla olika ECM-applikationer och datakällor ger företag heltäckande innehållsintegration och större återbetalning på investeringar från befintliga arvsystem.
Portaler tillåter administratörer att förse användare med innehåll som är skräddarsydd till deras organisationstillhörighet och roll. Rollbaserad behörighetskontroll tillförsäkrar att rätt information levereras till rätt personer inom organisationer.
För att öka produktiviteten, tillhandahåller portaler personifieringsmöjligheter som ger användarna möjlighet att kontrollera informationen som levereras till deras portal. I kombination med avancerade sökfunktioner, kan användare förädla tillgången till information or vidare anpassa deras digitala arbetsplatser genom att välja att enbart titta på delar av de resurser som de har behörighet till. I tillägg till att skräddarsy innehålls och applikationsåtkomst, kan användare personifiera många delar av deras portalgränssnitt, såsom färg, navigering, storlek och placering av portalobjekten samt sortering av flikar och portalobjekt.
Portaler ökar affärsvärdet av befintliga ECM-system genom att integrera med ”back-office” och avdelningsspecifika applikationer och göra det möjligt för användare att få tillgång till all den information som de är i behov av, baserat på roll. En integrationsplattform gör det möjligt för företag att förena all deras informationsinfrastruktur, inklusive back-office, Microsoft Office, Affärs- och säljstödsapplikationer såväl som beslutstödssystem.
2.4.1 ASP-tjänster
Föreställ dig möjligheten att hyra mjukvara enligt en ”betala-när-du-använder” tjänst. I vanliga fall använder en vanlig användare enbart en tredjedel av samtliga funktioner i en mjukvaruapplikation men vi betalar ändå för all den funktionalitet som inte används. Mjukvara säljs typiskt på en ”betala-för-att-använda” licensbasis - kunder betalar för rätten att använda en mjukvara, inte för den fysiska disken som mjukvaran levererats på. De flesta licenser ger kunderna rätten att använda mjukvaran i obegränsad tid. En bra affär, men mjukvara utvecklas i en sådan rask takt att efter två år kan en mjukvara som var ”bäst-i-test”, helt plötsligt vara en dinosaurie i jämförelse med nya produkter i marknaden. Därför, i tillägg till att betala för en licens för att använda en mjukvaruprodukt, tillkommer vanligtvis en underhållsavgift som ger användaren rätten att få tillgång till de senaste versionerna av mjukvaran, allteftersom den utvecklas vidare.
ASP-leverantörer (Applikation Service Providers) såg möjligheten att hyra ut webbaserade applikationer på en ”betala-när-du-använder” licensbasis. De skulle skapa kraftfulla, säkra datormiljöer att drifta applikationer och tillåta kunder att hyra mjukvaran under en förutbestämd tidsperiod. ASP-leverantören levererade också ”back-end” tjänster som exempelvis backup och underhåll, som en del av priset och kunder kunde hyra enbart de funktioner som de behövde. Tänk ett hotell som jämförelse. Du hyr ditt rum, en svit eller en hel våning. Du kan hyra för en helg eller för en hel månad. Portaler skapar möjligheter för ASP-leverantörer att tillhandahålla applikationer till sina kunder på beskrivet sätt.
De flesta organisationer kämpar med att hantera den snabbt växande informationsmängden som resulterar från företagsuppköp och samgåenden, avdelningsspecifika lösningar och kundanpassade applikationer. När denna informationsmängd växer ser företagen att deras kritiska affärstillgångar måste hanteras av en integrerad informationsstruktur som konsoliderar innehållsdatabaser. Kombinerat med ECM och sökfunktioner, tillhandahåller portaler dörröppningar till multipla datakällor och applikationer och förbättrar därmed tillgången till information och produktivitet. Andra återbetalningar på investering inkluderar reducerade IT-kostnader samt snabbare beslutsfattningar och "tid-till-marknad".
Dokumenthanteringsverktyg dök upp I början på 1980 talet för att hjälpa flyg-, läkemedels- och finansiella institut att effektivare hantera deras pappersbaserade processer som driver deras företag framåt. I exempelvis läkemedelsindustrin producerar forskare regelbundet tusentals dokument som sedan ligger till grund för läkemedelstillverkningen. Flygunderhållsdokument är gigantiska, innehållandes hundratals illustrationer med relevant text. I finansiella institutioner bearbetas dagligen tiotusentals försäkringsdokument, aktie- och bankkontorelaterade dokument.
En gemensam nämnare för dessa tre industrier är att samtliga är extremt beroende av att deras dokument stödjer deras affärsprocesser. Företag som inte effektivt kan hantera sina dokument riskerar inte enbart att förlora nya affärsmöjligheter, de kan också misslycka att tillfredsställande stödja deras nuvarande affärsprocesser. Utan en effektiv hantering av dokument skulle de flesta av dessa företag gå under. En effektiv hantering av dokument gör det möjligt för företag att lyckas genom att öka effektiviteten och produktiviteten och sänka kostnaden.
Företag inom dessa industrier delar också ett annat band – ett behov av att följa starka regulatoriska krav från myndigheter. Dokument representerar de enda medel som företag har för att uppfylla dessa krav. För att illustrera detta vänder vi oss åter igen till läkemedelsindustrin i USA. FDA (Food and Drug Administration) reglerar och övervakar i stort sätt samtliga aspekter i läkemedelstillverkningen och fordrar att multipla avdelningar lämnar in pågående dokumentation som tillhandahåller detaljer kring forskning, utveckling, försäljning och distribution av nya läkemedel.
FDA skyddar allmänhetens hälsa genom att tillse att säkra och effektiva läkemedelsprodukter når marknaden på ett lämpligt sätt, och genom att övervaka läkemedelsprodukter för framtida säkerhet, efter det att de nått marknaden. Varje försening i processen att lämna in en ansökan för ett nytt läkemedel till FDA kostar läkemedelsföretagen millioner av dollar och kan dessutom även direkt påverka livet av patienter som väntar på läkemedel.
Liknande måste flygindustrin lyda under regelverken under FAA (Federal Aviation Administration) som förbjuder passagerarflygplan från att flyga om de inte kan producera understödjande underhållsdokumentation.
Finansiella institut kan också lida katastrofala förluster om de inte uppfyller regelverk, som kräver att de hanterar deras finansiella dokument på ett säkert sätt och implementerar åtgärder för att kunna återskapa dokument i händelse av katastrofer. Som exempel så gick en bank i England i konkurs bara ett par veckor efter det att en IRA bomb förstörde deras byggnad och all kundrelaterad dokumentation. Dokument och de processerna som kontrollerar deras skapande, attest, publikation och lagring är vitala till många industrier inom kärnverksamheter som försäljning, bokföring och utveckling.
Att göra affärer i dagens marknad kräver att man följer alla de rekommenderade regelverk som är utvecklade för att förhindra att misstag sker.
Dokumenthanteringssystem finns inom två kategorier: de som hanterar dokument som skapas från en dator, genom ordbehandlings- och kalkylprogram såsom Microsoft Word och Excel, och de som hanterar pappersburna dokument som konverteras till bilder genom inskanningsutrustning, ofta kallat ”Document Imaging”. Låt oss titta lite närmre på var och en av dessa.
3.1.1 Elektronisk Dokumenthantering (EDM)
Före Internets uppkomst hade man börjat integrera klient-server applikationer med elektroniska dokument och processer. Ordbehandlingsteknik utvecklades hastigt och dokument som tidigare var omöjliga att skapa elektroniskt kunde nu enkelt skapas utan någon större datorvana. Den stora utmaningen var nu att veta vad man skulle göra med alla dessa dokument, var de skulle lagras och hur man skulle kontrollera tillgången till dem. Företag insåg snabbt att samtliga anställda behövde enkelt kunna dela dokument men att bara vissa behövde skapa eller redigera dem.
3.1.2 Delade Diskar
Den ökade användningen av datornätverk hjälpte till att skapa en möjlig infrastruktur för dokumentdelning, då det blev mycket enklare för datorer att kommunicera med varandra och dela gemensamma resurser såsom skrivare och backupenheter. Delade diskar adresserade också de initiala lagringsbehoven i och med att de möjliggjorde för persondatorer att dela lagringsutrymme på nätverket. Genom att använda delade diskar kunde företag dela elektroniska dokument, genom att skapa en hierarki av mappar för att kategorisera olika typer av innehåll. Många företag har använt delade mappar för att etablera en area för att lagra elektroniska dokument men snabbt har de mött nya dokumentrelaterade utmaningar.
3.1.3 Versionshantering
Med förståelse för svagheterna med delade diskar och för behoven för mer sofistikerade dokumentfunktioner, utvecklade flera framsynta företag de första versionerna av elektroniska dokumenthanteringssystem, EDM.
EDM adresserade behoven av att kontrollera dokumentåtkomsten utan att begränsa informationen från de som behöver den. Dessa tidiga dokumenthanteringssystem blev väl lämpade för samarbetsintensiva miljöer, i och med att de främjade teamarbete, genom att ge multipla användare möjligheten att komma åt, dela och modifiera dokument samtidigt som man effektivt kunde hantera varje version.
Som exempel kunde man styra så att dokument skulle ”ckeckas-ut” ur systemet före de kunde modifieras. När ett dokument var utcheckat var det låst i ett ”läs-bara” tillstånd för att förhindra andra användare från att simultant komma åt och ändar samma dokument. När en författare slutförde sina redigeringar kunde han eller hon ”checka-in” dokumentet och då skapade systemet automatiskt skapa en ny version av dokumentet. Versionshantering möjliggjorde det för läsare att se de ändringar som gjorts i olika dokumentversioner. EDM verktyg tillhandahöll också granskningsfunktioner som tillät användare att granska ett dokuments historik, när den blev utcheckad, för hur lång tid, av vem, osv.
Efter att ha adressera behovet av att hantera ett dokuments versioner, behövde produktleverantörer adressera det nästa utmaningen, att integrera dokumenthanteringen med företagets processer. Samtidigt behövde man spåra ett dokuments roll i varje process och varje förändring i ett dokument var tvunget att kontrolleras och mappas i enlighet med den sekvens som de följde.
3.1.4 Länkning av dokument, processer och sök
Dokumenthantering kan också bli förstådd genom att analysera hur den appliceras i olika miljöer. Dokument av alla dess typer och ursprung spelar en mycket stor roll i affärsprocesser och ärenden, från rutingodkännandeprocesser till komplicerade bokföringsrutiner. De är åtkomliga av multipla individer och multipla processer. Ofta sker denna integration manuellt, i samband med att användare fyller i data från ett dokument in i ett affärssystem eller säljstödssystem. Moderna dokumenthanteringssystem kan eliminera de fel som ofta uppstår i samband med manuell hantering, genom att integrera dokumenthanteringsfunktionalitet direkt i affärssystemet.
Genom att integrera dokumenthantering med affärssystem inkorporeras ostrukturerade dokument relevanta till specifika affärsprocesser med den strukturerad digital informationen. Genom denna möjlighet kan en användare exempelvis länka ett dokument, såsom ett undertecknat avtal, till ett kundobjekt i ett säljstödssystem, och därmed möjliggöra att all information en användare behöver alltid finns tillgänglig i ett integrerat sammanhang.
Moderna dokumenthanteringssystem länkar inte bara information till och från affärssystem, utan skapar även möjligheten att automatisera affärsprocesser. Beakta utvecklingen av en teknisk manual. Såsom andra affärsprocesser så innefattas utvecklingen av en manual av ett antal granskningar som oftast utförs av flera ämnesexperter. Olika individer granskar olika dokumenttyper genom att använda en workflowlösning som slussar ett dokument genom en gransknings- och godkännandecykel med verktyg som automatiserar interna affärsprocesser. En workflowlösning kan ersätta en pappersbaserad process genom att elektroniskt slussa ett dokument från en person till en annan och därmed öka hanteringseffektiviteten av besvärliga manuella processer.
Låt oss titta på ett simpelt flöde som ofta används för att hantera inköpsordrar. Processen är initierad av en anställd som fyller i ett inköpsorderformulär. Sedan slussas formuläret till den anställdes chef för första godkännande. Om inköpsordern godkänns går den vidare till nästa steg, annars skickas den tillbaks till den anställde med kommentarer. Om inköpsordern gick vidare till nästa steg så kan det, beroende på beloppet på inköpsordern, skickas vidare till olika individer med olika attesträtt. Detta hanteras i workflowmotorn genom automatisk kontroll av chefens attesträtt. Om chefen har rätt att attestera för det givna beloppet så skickas inköpsordern till ekonomiavdelningen som skapar ett inköpsordernummer i inköpssystemet. Den anställde får nu en verifiering av att inköpsordern är godkänd samtidigt som en beställning skickas till leverantören. Den här typen av affärslogik kan byggas in i en workflowmodell med digitala signaturer för att automatisera processen, spara tid och eliminera eventuella fel.
Efter att ha skapat elektroniska bibliotek med tusentals dokument blev företagen så småningom tvungna att på ett effektivt sätt kunna söka på all den information som fanns lagrat i systemen. Dessa dokumenthanteringssystem som integrerades med både workflowmotorer och sökmotor kallades då för ”Integrated Document Management” (IDM). Dessa IDM system visade sig vara ideala för processbaserade miljöer som behövde samarbetsfunktioner för multipla distribuerade användare. IDM system kunde också stödja processintensiva avdelningar genom att länka dokument till relaterade dokument såväl som att integrerar dem till affärsprocesser.
Traditionellt så skapade anställda multipla kopior av nyckeldokument, lagrade dem på multipla ställen och distribuerade dem till multipla individer utifrån en affärsprocess. Företag önskade ett dokumenthanteringssystem som kunde stödja multipla användare av enstaka dokument och automatiskt länka dokumenten till de motsvarande processerna. Inte längre isolerade objekt i ett nätverk, IDM optimerade dokumentinnehåll genom att placera det i sammanhanget av affärsprocessen.
3.2.1 Webben levererar IDM till massorna
IDM-verktyg tog ganska små marknadsandelar under 1980-talket. De var komplexa, dyra att rulla ut och svåra att använda, men funktionen som de levererade var kritisk till många verksamheter. IDM-system använde klient-server teknologi att dela dokument i ett centraliserat bibliotek kontrollerad av en relationsdatabas. I och med att de var klient-server baserade, var IDM-system tunga och svåra att använda. Ankomsten av webbtekniken ändrade på allt detta och gjorde IDM tekniken vitt tillgängligt för alla användare inom en organisation. När klient-server lösningar enbart kunde koppla samman en liten mängd användare, kunde webbaserade lösningar koppla tusentals. Den universella kompatibiliteten av webben möjliggjorde samarbetsaspekten av IDM, eliminerande de medfödda problemen med klient-server teknik.
Klientprogramvara behövde inte längre installeras på varje användares dator. Allt som användarna nu behövde för att koppla upp sig på ett on-line IDM-system var internetaccess, ett användarnamn och ett lösenord.
3.2.2 Portabla Dokumentformat (PDF)
En annan signifikant milstolpe i utvecklingen av IDM var Adobes utveckling av Acrobat® och portabla dokumentformat eller PDF.
PDF startade som en del av ett internt projekt som involverade skapandet av en filformat som tillät dokument skapade i olika system att visas upp på vilken dator som helst i ett företag. Det blev en av de viktigaste och mest signifikanta utvecklingarna för IDM. PDF skapade ett sätt för dokument att bli läsbara utan att ha tillgång till de program som skapade dem. PDF kunde också göras skrivskyddade som möjliggjorde att de kunde delas men inte manipuleras. Adobe® Acrobat® Reader är ett gratisprogram som låter dess användare se och skriva ut dessa filer. Den funkar inuti en webbläsare och tillhandahåller rika faciliteter att jobba med dessa dokument online.
Många ECM-system använder PDF-teknik för att automatisera processen för dokumentgodkännande. Ett dokument skickas först runt bland kollegor för editering och granskning. När innehållet är klart för publicering skickas den vidare i ett workflow för godkännande. Dokumentet är då konverterat till ett PDF-dokument under processen för att förhindra att innehållet blir förändrat under avvaktan på godkännande. När den blir godkänd, läggs den godkännande signaturen automatiskt till i PDF-dokumentet av workflowmotorn.
Kombinationen av PDF, workflow och IDM teknik har hjälp företag att foga sig under de regelverk som berör dokumentsäkerhet och integritet, som t.ex. FDAs 21 CFR del 11 och Sarbanes-Oxley Sektion 302.
När infrastrukturen utvecklades för att komma åt och redigera information i distribuerade miljöer i globala företag utvecklades också metoderna för att hantera och säkerställa denna information. Detta var enklare att säga än att utföra, som vardagsuttrycket ”för att få en riktigt elektronisk säkerhet, måste du också ha en riktig fysisk säkerhet” poängterar. Brandväggar och lösenord gör liten nytta när en bärbar dator blir stulen.
Nätverk och ECM har förbättrat säkerheten genom att röja undan den medfödda sårbarheten av att lagra digitala tillgångar på anställdas bärbara datorer. Genom att centralisera och säkra servrar från driftsavbrott, fysiska säkerhetshål och andra variabler, kan nu globala företag leverera nästan obegränsad tillgång till information till sina intressenter. Metoder för att logiskt säkra filer och digitala tillgångar har utvecklats parallellt.
En ECM-svit kan betjäna som en säker, granskningsbar plattform så länge alla användare och objekt har sina egna säkerhetsbehörigheter. När exempelvis ett stort dokument som involverar många författare skall skrivas, skulle det vara en mardröm för huvudförfattaren om alla personer skulle tillåtas att simultant göra ändringar i ett dokument. Långa dokument är komplexa att skriva och vad som behövs är individuell tillgång till delar av dokumentet. Koppla detta med en process som ger användarna rättigheter att ändra i dokumentet den ena dagen, men förhindra dem att redigera nästkommande dag, enligt en reglerad process, så blir komplexiteten av rättigheter och säkerhet i ett effektivt dokumenthanteringssystem mycket synbar.
Flexibiliteten av behörighetsstrukturen som presenteras i dagens ECM-system tillåter användare och administratörer att på när håll emulera deras önskade fysiska säkerhet. Varje objekt, vare sig det är ett dokument, en mapp, ett ärende eller bild måste ha en unik mängd behörigheter for varje användare och grupper av användare i systemet. När volymen av användare överstiger 100 000, så blir antalet behörighetsregler som systemet skall hålla reda på och hantera snabbt fler än miljarder. Ett system som inte skulle tillåta skapande av unika behörighetsstrukturer in på detaljnivåer i systemet, skulle inte vara tillräckligt säkert.
Det papperslösa kontoret skulle först inträffa på 80-talet, sedan på 90-talet, sedan vid slutet på millennieskiftet. Tack vare laserskrivare och snabba kopieringsmaskiner förbrukar dagens företag mer papper än någonsin. Att hantera pappersbaserade dokument är därför fortfarande ett bekymmer för de flesta bolagen. Skanningsteknik har funnits många år och konverterar pappersbaserade dokument till rasterbilder. Skannrar använder en uppsättning av mycket små ljuskänsliga dioder som konverterar ljus till elektriska laddningar, desto starkare ljus, desto starkare laddning. Bilden av ett dokument skapas genom att stryka en stark lampa över dokumentet. Ljuset reflekteras genom speglar, till en lins över till dioduppsättningen. De elektriska signalerna från dioderna konverteras sedan till data som skickas till en dator för att skapa en bild.
De flesta skanners pratar med datorer genom ett standardspråk som heter TWAIN. TWAIN står för “Technology Without An Interesting Name”. Många skannersystem innehåller OCR (Optical Character Recognition) mjukvara. OCR konverterar ord som finns i bilder till digital text, genom algoritmer som avgör formen av ett inläst tecken och sedan matchar det mot en bokstav eller en siffra.
Bildhanteringsteknik har använts brett inom framförallt försäkringsbolag som hanterar tiotusentals dokument varje vecka. Att hantera och processa dessa dokument kräver tidsödande katalogisering, kopiering, inmatning av data och lagring. Inskanning av originaldokumenten skapar elektroniska kopior som kan hanteras mer effektivt.
IDM leverantörer integrerar skanningteknik med ärendehantering. Genom ärendehantering kan företag automatisera den komplexa pappersprocessen för spridning och spårning av dokument. Detta medför dock ingen perfekt lösning. Inskannade dokument är inte lika enkla att jobba med som elektroniska originaldokument. De är svårare att söka i och med att de innehåller mönster av punkter snarare än text som kan markeras. De tar mycket större lagringsutrymme, är svårare att läsa och kan inte editeras.
3.4.1 Skanning och metadata
Bildhanteringsleverantörer har försökt kompensera för begränsningarna i skannerteknik genom att tillåta användare att lägga till metadata till bilder, såsom annoteringar som instruerar läsare om ett dokuments innehåll. Metadata tjänstgör som värdeskapande information som används till att kategorisera dokument och ofta innefattar fält som författare, titel, skapandedatum, storlek, osv. Ytterligare metadata kan innehålla information som är mer specifik till tillämpningen, exempelvis försäkringsnummer eller kontonummer.
Skanning representerar ett kritiskt första steg i processen att spåra och hantera pappersbaserade dokument, genom att importera och konsolidera dem in i ett elektroniskt system. Skanning eliminerar besvärliga och ohanterliga pappersdokument men förblir en ickekomplett och ineffektiv lösning såvida den inte integreras med teknik som kan katalogisera varje dokument i rätt sammanhang och en arkiveringsteknik som effektivt kan lagra dem för förutbestämda perioder samtidigt som de görs lättåtkomliga när de behövs.
Som en del av ett ECM-system kan bildhantering och arkivering hjälpa företag att minska administrativa kostnader och öka noggrannhet genom att eliminera manuella processer och rutiner. Samtidigt så ökar produktivitets och nöjdhetsnivån då anställda blir befriade från tidsödande och tråkiga arbetsuppgifter.
3.4.2 Dokumentinfångning och spridning
Bildhantering har utvecklats till att stödja en mängd olika typer av dataformat och att integreras med olika typer av applikationer för att importera ostrukturerad och strukturerad information och länka dessa data till korresponderande processer.
Integrerade bildhanteringsfunktioner möjliggör ECM-system att snabbt skanna dokument, eliminera behovet av att bevara stora mängder pappersdokument. Dokumenthanteringssystemet lagrar den inskannade informationen i en säker förvaringsplats. Genom att centralisera informationen i en lagringsplats kan systemet tillhandahålla en punkt av åtkomst tvärs igenom hela organisationen. Användare kan komma åt informationen genom en webbläsare eller genom en rapportläsare.
Ett integrerat dokument- och bildhanteringssystem kan också klassificera informationen under inskanningen och indexera dokumentet för snabb sökning och åtkomst. Informationen i arkiverade dokument stödjer ofta multipla affärsprocesser och användare. Som exempel så används ofta informationen som produceras på en försäljningsavdelning av ekonomiavdelningen. Det skulle exempelvis vara mycket ineffektivt om ekonomiassistenter skulle behöva läsa igenom försäljningsrapporter för att finna nödvändig information. ECM hjälper användare att hämta den information som de behöver genom att separera arkiverade rapporter i olika segment och indexera var och ett av segmenten. Rapportsegment från multipla dokument kan då konsolideras in i ett knippe och användas för att mata in information i olika rapporter. Rapporterknippen kan konverteras till PDF, läsas genom en rapportläsare, mejlas till användare eller printas ut. För framtida användning kan de också arkiveras som ett knippe och hämtas från systemet när de behövs.
3.4.3 COLD och dataarkivering
COLD (Computer Output to Laser Disk) är ett system som arkiverar affärsrapporter och dokument från IDM-system i en komprimerad men enkelt åtkomligt format. COLD-system består av mjuk- och hårdvara. Mjukvaran tillåter användare att arkivera dokument till COLD-systemet och organiserar dem för senare åtkomst, Hårdvaran består av optiska diskar som typiskt monteras på en enhet som kallas för jukebox. COLD-system schemaläggs ofta till att automatiskt arkivera information. COLD-system används ofta till att arkivera bokföringsrapporter, kreditrapporter, lånerapporter, inventeringar, speditionsrapporter, kundfakturor, laborationsrapporter och många andra typer av rapporter. De används ofta tillsammans med bildhanteringssystem.
Dokument driver företag och för den anledningen är de av stor vikt för ett effektivt ECM-system. Som en del av ett större integrerat ECM-system, levererar dokumenthanteringssystem en central förvaringsplats för lagring och organisering av elektroniska dokument tillsammans med sofistikerade verktyg för hantering och kontrollering av dokument. För att finna informationen som finns i dokumenten, så tillhandahålls avancerade indexerings- och sökfunktioner som stödjer många olika typer av filformat.
Användare behöver kunna göra mer än att bara komma åt dokument - de behöver också inkorporera innehållen i dokumenten till affärsprocesser. I tillägg till att arkivera dokument, gör en integrerad ECM-lösning det möjligt att associera dokument med olika register. Ärendehanteringsfunktionen ger företag möjlighet att automatiskt hantera ett dokuments livscykel, från skapande till granskning, godkännande och arkivering. Anställda som exempelvis jobbar med kundfordringar måste exempelvis kunna granska information från multipla källor. Traditionellt har dessa individer varit tvungna att manuellt söka dokument både i elektroniska och fysiska lagringsställen. Ett dokumenthanteringssystem kan automatiskt länka relaterad strukturerad och ostrukturerad information i virtuella mappar, tillåta användare att bifoga notationer till dokument och förse information med granskningsspår. Integration med samarbetsteknologier gör det möjligt för multipla användare att komma åt information på ett effektivt sätt. Företag måste noggrant se till så att dokument uppfyller de ökande regulatoriska kraven som ställs från offentliga myndigheter. Bildhanterings- och arkiveringsfunktioner gör det möjligt för företag att säkert lagra och hantera både pappersbaserade och elektroniska dokument. Dokumenthanteringssystem kan användas till att hantera ett dokuments kompletta livscykel och säkerställa att dokument uppfyller de regulatoriska kraven som ställs på ett dokument under dess olika faser. Slutligen kan godkänt innehåll automatiskt publiceras i olika kanaler, inklusive externa hemsidor.
Arbetsgrupper är en komponent av samarbetsfunktioner som används i ECM-system. Samarbete ligger i hjärtat av arbetsgrupper och sättet på hur de jobbar tillsammans. Av del anledningen spelar den en stor roll i leveransen av heltäckande ECM-lösningar.
I dagens konkurrensutsatta marknad är förändringar det enda som är konstant. Exponerad till ett flöde av information, på en daglig basis, filtrerar och organiserar vi kontinuerligt idéer, källor och innehåll, i syfte att fatta rätt beslut. Livets tempo har accelererats dramatiskt. Vi försöker jobba mer effektivt för att förbli konkurrenskraftiga i en ökande komplex arbetsmiljö. Och vi måste jobba hårt för att lyckas.
Ibland förlorar vi information. Bra idéer tappas, vi glömmer en länk, raderar ett kritiskt röstmeddelande eller tappar et viktigt bifogat dokument i ett e-post meddelande. Men en förutsättning för att exekvera nya idéer, är att koppla samman rätt personer, identifiera och arbeta med sakexperter och nyckelpersoner och att finna och distribuera korrekt information. Och allt detta måste göras extremt snabbt.
Samarbete i ett affärssammanhang länkar samman processer och individer tvärs igenom olika geografiska platser och tidszoner för att skapa en kombinerad arbetsmiljö där människor jobbar tillsammans för att dela och cirkulera idéer, erfarenheter och kunskap, för att i slutändan möte projektens tidsramar. Dessa konsoliderade arbetsmiljöer är fundamentala virtuella projekt. Projekt och arbetsgrupper är centrala i dagens arbetssätt. Man kan säga att alla tjänstemän arbetar i projekt, och därför är allt arbete av ekonomisk värde projektarbete. För kontorsarbetaren baseras projektarbete på kontorsautomatisering genom användning av datorteknik, meddelandesystem, intranät, extranät, webbplatser och e-handelsapplikationer.
I detta kapitel kommer vi att diskutera tre generationer av samarbetslösningar inom organisationer. Den första generationen fokuserar på verktyg som möjliggör samarbete, arbetsgruppers samarbetsverktyg, intranät, webbkonferenser, virtuella mötesrum och snabbmeddelanden.
Den andra generationen av företagssamarbete förutsätter att dessa huvudfunktioner är tillhandahållna och koncentrerar på att möjligheten att koppla dessa funktioner med varandra och inom själva företaget.
Den tredje generationen av företagssamarbete beskriver transformeringen från enkelt samarbetsutbyte till rika samarbetsupplevelser. Denna generation integrerar samtliga samarbetsverktyg med alla applikationer inom ett ECM-system. Och denna integration kommer att vara transparent – en utökning snarare än en omdefinition av sättet som vi jobbar på.
Arbetsgruppers samarbetsverktyg är webbaserade applikationer som gör det möjligt för grupper av användare eller projektgrupper att arbeta tillsammans genom att använda en uppsättning av olika samarbetsverktyg. Dessa applikationer sträcker sig från samarbetsmiljöer, eller delade arbetsplatser till meddelandehanteringssystem och konferensverktyg. Enligt denna definition, anses även e-post eller möjligheten att elektroniskt skicka meddelanden från en dator till en annan genom ett nätverk, en av dessa tillämpningar.
Att spara tid var drivkraften bakom utvecklingen av arbetsgruppers samarbetsverktyg. Genom att tillåta användare att samarbeta, i enlighet med individuella scheman, över olika tidszoner, kunde organisationer signifikant korta projektens cykler och leverera produkter och tjänster snabbare till marknaden, långt före konkurrenter. Fördelen av realtids- eller synkront samarbete blir självklar när vi ser att omedelbar feedback ger arbetsgruppen möjlighet att göra direkta förändringar eller modifieringar, och alla inom arbetsgruppen kan jobba mer reaktivt. Synkrona samarbetsverktyg tillåter geografiskt utspridda arbetsgrupper att arbeta tillsammans in realtid, genom att utbyta filer, chatta, dela anslagstavlor och användning av videoteknologi. I jämförelse tillåter asynkrona samarbetsverktyg arbetsgrupper att samarbeta i olika tid och rum men kräver att var och en av individerna arbetar självständigt, och att samarbete med andra medlemmar sker genom fildelning eller e-postmeddelanden.
Betrakta följande utdrag från Lockheed, en amerikansk militärflygplanstillverkare som kan likställas med Saab. Att bygga de komplexa attackflygplanen kräver samarbete mellan tusentals individer tvärs över multipla organisationer. Utskrivna dokument och e-postsystem skulle inte på ett effektivt sätt kunna stödja ett projekt av denna magnitud. Synkrona eller realtidssamarbetsverktyg gör det möjligt för en organisation att arbeta med sina partners och leverantörer i en delad arbetsplats, genom delning av dokument och genom att följa strukturerade processer, utan att ha typiska begränsningar påtvingade av tid och plats.
Trenden av att samarbeta synkront har ökat avsevärt sedan 2001. Arbetsgruppers samarbetsverktyg har utvecklats till att inkorporera tredjeparts realtidsapplikationer såsom snabbmeddelanden, fildelning, applikationsdelning, delade anslagstavlor och realtidsmöten. Integreringen av dessa funktioner gör det möjligt för användare att samarbeta med ett verktyg utan att behöva växla mellan applikationer för att samarbeta genom olika metoder. Funktionaliteten har expanderats förbi realtidspresens eller projektarbetsplatsen till trådlös access, då människor nu kan ta emot notifieringar om projektförändringar genom mobiltelefoner och andra trådlösa enheter.
Med utvecklingen av arbetsgruppers samarbetsverktyg och virtuella projektsamarbeten, har grunden för ECM-marknaden lagts, och det drivs nu vidare framåt av behovet av att förse arbetare med sömlös tillgång till att kombinera samarbeten med innehåll.
Utvecklingen av intranätet var ett gigantiskt steg framåt i utvecklingen av samarbetsapplikationer och av ECM-marknaden i sin helhet. Före intranäten kom till fanns det stordatorer, sedan minidatorer, persondatorer, arbetsstationer och slutligen kontorsnätverk. Slutligen kom intranäten och 1996 höll de flesta större organisationer på att utveckla deras första intranät.
Varför var det så bråttom att utveckla sina intranät? Jo av två anledningar. Först och främst hade större organisationer redan investerat stora pengar på att placera en arbetsstation vid varje arbetsplats och sedan bygga lämpliga nätverksinfrastrukturer för att koppla samman alla anställda tvärs genom organisationerna. Sedan kändes det som om det var meningsfullt att satsa på den lilla inkrementella investeringen av att bygga ett intranät ovanpå existerande nätverk.
Den initiala upphetsningen av intranät var knuten till att innefatta ett internt publiceringsmedium som gjorde det möjligt för organisationer att lägga upp interna policys och riktlinjer, personalformulär och säljmaterial. Elektronisk tillgång till detta informationsdelningsmedium eliminerade kostnaden och tiden som det tog att skriva ut och kopiera långa dokument och sedan sprida dem inom organisationen. Även om detta arbete var viktigt, var det bara början av de många affärsfördelar som intranäten kunde ge.
Men intranät är mycket mer än att publicera och dela information. Intranät eliminerar de barriärer som försvårar för användare att effektivt samarbeta inom projekt. I ett intranät kan användare enkelt logga in i projektarbetsytor och börja samarbeta. Oavsett antalet projektmedlemmar och deras geografiska spridning så suddar intranäten ut tids- och geografiska barriärer. Oavsett om projektmedlemmarna jobbar på kontoret, på resande fot eller hemifrån, kan de vara produktiva och bidra med sin del av stacken till projektet så fort de loggar in i intranätet.
Olikt klient-server miljöer, tillhandahåller intranät ett server-centriskt synsätt till projektsamarbete. Intranät skapar universellt tillgängliga, krossplattformsnätverk som gör det möjligt för arbetsgrupper att kommunicera, dela information och tjänster, tilldela och spåra aktiviteter och hantera komplexa projekt. Följaktligen finner företag det kostnadseffektivt att vidareutveckla deras infrastruktur genom användning av intranät, i och med att de på ett enkelt kan expandera användningen av sina affärsprocesser till avlägsna användare.
Intranäts skulle så småningom utvecklas till vad vi idag kallar extranät och därmed även kunna tillhandahålla samarbetslösningar för sina partners, leverantörer och kunder.
4.2.1 Realtidsmöten
Medan intranät skapade en konsoliderad arbetsplats som gav användarna en plats att dela information på, tillhandahöll den inte ett effektivt medel för användare att samarbeta i under real-tid. De effektivaste samarbetsapplikationerna inkorporerar realtidsmötesverktyg som gör det möjligt för användare att enkelt skapa och delta i möten. Att föra samman projektmedlemmar från multipla geografiska platser och tidszoner ger projektmedlemmar en känsla av närhet och säkerställer att projekt håller sig inom givna tids- och kostnadsramar. Genom att hålla möten on-line kan organisationer skära avsevärda resekostnader.
När realtidsmöten är integrerade med projektarbetsplatser kan de förse användarna med en effektiv struktur för samarbete – före, under och efter mötet. Projektkoordinatorer kan titta på både personliga och projektkalendrar när de schemalägger ett möte. Realtidsschemaläggningsfunktionalitet säkerställer att användarna har en korrekt vy över samtliga användares tillgängliga tid. Under mötena kan presentatörerna dela mötesskrivbordet med deltagarna för gemensam editering. Andra samarbetsverktyg såsom skrivbordsdelning, webbenkäter, privat och delad panel för snabbmeddelanden, finns också tillgängliga i realtidsmöteslösningar. När ett möte väl är avslutat så sparas automatiskt mötets innehåll till en delad kunskapsdatabas som en permanent sökbar informationstillgång.
4.2.2 Snabbmeddelanden
Medan realtidsmöten möjliggör för företag att sammanföra sina anställda från vitt skilda ställen, underlättar de inte direkta, engångskommunikationsutväxlingar. Användarna måste starta ett möte, schemalägga deltagare och formellt samlas i det virtuella mötesrummet före någon form av samarbetsinteraction kan börja ske.
Tidigare, när användare behövde en snabb engångskommunikationsutväxling så använde de oftast e-post. De senaste åren har organisationer dock blivit alltmer översvärmade av konsumentbaserade snabbmeddelandetjänster.
Det finns två nyckelfördelar associerade med företagsbaserade snabbmeddelanden: realtidssamarbete och uppfyllelse av regulatoriska krav. Möjligheten för användare att initiera engångskommunikationsutväxlingar med varandra, eller att starta publika konferensrum skapar en ny grad av spontana samarbeten. Företagsbaserade snabbmeddelandeapplikationer ger användarna möjlighet att automatiskt spara innehållet av deras samarbetsutväxlingar i informationsdatabasen och därmed utökas kunskapsdatabasen med biprodukten av samarbetet. Dessutom skapar företagsbaserade snabbmeddelandetjänster administratörer bättre möjlighet att kontrollera lagringen och indexeringen av dessa meddelanden.
I reglerade verksamheter som exempelvis den finansiella sektorn och sjukvården, skapar diverse tillsynsmyndigheter nya regulatoriska krav som kräver att organisationer arkiverar innehåll från snabbmeddelandesessioner såväl som från e-postmeddelanden. En utvecklare och en projektledare kan exempelvis ha en viktig konversion om mjukvaruarkitektur. Två månader senare, när en patenttvistprocess kräver att företaget tar fram alla register som har med arkitekturen att göra, kan konversationen enkelt tas fram ur det centrala informationslagret, var det har lagrats och indexerats. För att kunna tillhandahålla denna innehållskontroll, är det av ytterst vikt att integrera snabbmeddelanden med ECM.
4.2.3 ECM och applikationsintegration
Den första generationen av samarbetsverktyg dök upp som ett svar på den växande e-postmarknaden för företag, som så småningom skulle avslöja de utmaningar som associeras med asynkront samarbete i ett företag. Medan dessa applikationer fokuserade på att möjliggöra samarbete genom specifika funktioner, så utvecklades den andra generationen av samarbetsverktyg för att integrera dessa funktioner inom ett företag, och därmed utöka värdet av den första generationens samarbetsverktyg. För att illustrera denna utveckling, låt oss undersöka varför e-post fallerar som ett effektivt samarbetsverktyg.
4.2.4 Databasbaserat samarbete - “Varför E-post inte räcker till”
Att finna information för ett specifikt ändamål över ett nätverk kräver en sökmotor. Att finna individer över ett nätverk kräver meddelandeteknologi. Dessa två tekniker är de primära redskapen som tagits i bruk för att stödja konsumentmarknaden på internet. Företag som Google™ och Yahoo!® tjänar pengar på denna möjlighet och har snabbt växt till ledare inom popularitet.
Trots deras popularitet är dessa verktyg inte effektiva inom ett företag. Detta på grund av att ett företag drivs av etablerade procedurer och processer. Om en person inom ett företag kunde söka och finna vilken information som helst, skulle ett företag riskera att exponera konfidentiell eller hemlig information. För att förhindra detta från att hända krävs det att behörighet till information införs. Teknologin som levererar möjligheten till att kontrollera tillgången till information finns i dokumenthanteringssystem.
Dessutom är det mycket ineffektivt att arbeta på ett ad hoc sätt. E-postbaserat samarbete är ett ineffektivt arbetssätt i och med att det är fundamentalt osorterat eller oorganiserat. Den mest effektiva lösningen är databasbaserade samarbeten.
Databasbaserat samarbete skiljer sig mycket från e-postbaserat samarbete. Exempelvis - en kunskapsarbetare behöver sprida ett dokument till sina medarbetare för godkännande. Vid användning av e-post medför det att dokumentet skickas, som en bilaga. Då det är möjligt att simultant skicka ett dokument till en grupp av människor, så uppstår problemet när författaren skall hantera alla de ändringar som är gjorda i flera olika versioner av dokumentet. Att hantera denna redigering är en mycket tidsödande procedur.
Genom att lagra dokumentet i ett dokumenthanteringssystem kan redigeringen ske mycket mer kontrollerat och användarna redigerar dokumentet efter varandra. Detta kallas för databasbaserat samarbete och det tillhandahåller en global metod för arbetsgrupper att jobba tillsammans med information. Förvirring elimineras eftersom bara en version av dokumentet existerar. Individer som jobbar med dokumentet är mycket mer effektiva eftersom deras arbete är organiserat utefter en definierad process. Flödet av information kan ses i en översikt och mappas till ett ärende.
Databasbaserade samarbeten gör det möjligt för företag att bli mer mobila eftersom individer kan lokalisera och samarbeta kring korrekt information snabbt och enkelt - fatta lämpliga beslut samt minimera misstag i tidsödande processer. Effektiva ECM-system levererar integrerad sökfunktion, dokumenthantering, ärendehantering och projektsamarbetsteknologier, som var och en kan kommas åt via en standardwebbläsare. Sådan vitt åtkomst gör det möjligt att hantera dokument, projekt och processer till tusentals användare.
On-line möten och kalenderfunktioner kan adderas för att tillförsäkra att arbetsgruppsmöten förbereds, schemaläggs och utförs effektivt. Snabbmeddelandeapplikationer kan utrustas med presenstjänst direkt i företagsapplikationen.
I syfte att strömlinjeforma interna och externa processer och effektivare hantera företagens logistik, har extranät dykt upp som en praktisk lösning för många företags växande behov av globalt samarbete.
Samarbete med externa partners och leverantörer utgör en utmaning då organisationer arbetar från otillgängliga ställen och över tidszoner, ofta med olikartade resurser och pooler av information. Precis som intranät har gjort det möjligt för företag att dela information och samarbeta tvärs över företagen har webbaserade extranät gjort det möjligt att förbättra den externa kommunikationen och att öka effektiviteten genom att underlätta säker informationsutbyte med partners och andra aktörer utanför brandväggen.
Organisationer var snabba på att förstå affärsvärdet av att utöka deras intranätplattform till partners och leverantörer. Genom att involvera partners i deras arbetsprocesser, kan organisationer komma åt extern kunskap och expertis, implementera best-practice på varje nivå inom varje process, förbättra logistik, reducera produktutvecklingscykler, skapa nya tjänster och förbättra konkurrenspositionen.
Från logistik till efterlevande av regulatoriska krav, utveckling och tillverkning, gör en integrerad extranätplattform det möjligt för företag att maximera deras investering i olika teknologier och förbättra verksamhetseffektiviteten. Extranät gör det möjligt för organisationer att skapa, vidmakthålla och hantera e-communities eller e-handelsplatser – globala handelsplatser där gränserna och barriärerna mellan partners och leverantörer ersätts med virtuella arbetsgrupper. I grund och botten så kan man inom en samling av integrerade extranäts, en e-community, kommunicera över olika datormiljöer, slutföra affärstransaktioner, förbättra logistik och dela kunskap och expertis, på en global skala för att förbättra effektiviteten och öka vinster.
4.3.1 Global utbredning med trådlös åtkomst
Medan trådlösa webbar gör det möjligt för individer att läsa de senaste aktierapporterna, väderprognoser, filmrecensioner och e-postmeddelanden effektivt från mobila enheter, saknar företag fortfarande de affärsapplikationer som gör det möjligt för sina anställda att komma åt information och samarbeta i realtid. Trådlös åtkomst ger dock professionell åtkomst till information från mobila enheter, när som helst, var som helst, och gör det möjligt för användarna att reagera på nya affärsmöjligheter snabbare för att fatta bättre beslut. Dessa mobila enheter ger användarna möjlighet att kontinuerligt samla information från multipla kanaler och distribuera denna information tvärs över företagen.
Framgången för projekt, initiativ och innovationer inom organisationer är beroende på prestation. Framgångsrika företag identifierar och hanterar nyckelprocesser för att driva prestanda. Oavsett hur strukturerad en process är, kan dessvärre en av komponenterna inte struktureras: människor. Verkligheten med verksamheter är att människor styr verksamheter – inte teknologin. Av denna anledning, måste ECM på ett effektivt sätt integrera människor, processer och information.
Många organisationer som har och använder ärendehantering, dokumenthantering och samarbetsapplikationer ser behovet av integration. Beakta värdet av att kombinera ett on-line granskningsmöte med en godkännandeprocess. När de nödvändiga resurserna samlas för att granska ett dokument för godkännande finns det möjligheter i ett integrerat system att dokumentet godkänns i slutet på mötet, utan att manuellt uppdatera ärendeflödet.
Den nästkommande generationen av företagssamarbetsverktyg kommer att introducera starkare integration av realtidssamarbete med samtliga funktionerna i ett ECM-system såsom dokumenthantering, ärendehantering, webbpublicering, affärssystem, kundstödsystem och andra system inom en ECM-svit.
Under tiden som teknologier utvecklas kommer vi att se en graciös eskalering av enkla samarbetsväxlingar till rika, interaktiva upplevelser. Samarbetsfunktioner kommer att förlängas tvärs över företagsgränser och beröra samtliga delar av en ECM-plattform. Behovet av att förse samarbetsfunktioner med kontext kommer att leda till att organisationer kommer att skapa fler målgränssnitt för att kunna leverera effektivt samarbetsfunktioner. Användare kommer att kunna initiera en snabbmeddelandesession baserat på ett dokument lagrat i ett arkiv eller ett journalsystem.
Dokumentet kommer sömlöst att kunna kommas åt från en delad lagringsplats och sessionen skulle kunna expandera till ett virtuellt mötesrum för att involvera fler deltagare. I detta möte skulle användare kunna dela applikationer för att kunna bli samstämmiga över innehållet i dokumentet, samtidigt som den uppdateras och lagras i databasen. Ett delat virtuellt arbetsrum kommer att ge användarna möjligheten att samarbeta simultant kring innehållet i ett dokument – exempelvis kommer en skärm att visa två markörer så att editering kan ske samtidigt i realtid. Vad framtidens samarbetsverktyg kommer att lova är möjligheten att transparant koppla innehåll, människor och processer mellan back-office och front-office i ett företag, och därmed signifikant förbättra produktiviteten och kostnadseffektiviteten.
Automatiseringen i fabriker som revolutionerade vardagen för arbetare på sjuttio och åttio talen ersattes av IT-revolutionen som snabbt infiltrerade alla kontor under nittiotalet. En arbetsstyrka som tidigare dominerades av arbetare hade ersatts av tjänstemän som använde affärssystem (ERP), samarbetsverktyg, intranät, extranät och webben som redskap för att utföra sina arbetsuppgifter. Samtidigt så genomgick många industrier stora omstruktureringar och nedskärningar. Medan man hade sökt, använt och värderat kunskap inom organisationer var det först efter att en stor mängd erfarenhet, expertis och kunskap hade försvunnit som organisationer hade börjat inse dess värde. Denna revolution identifierade kunskap eller intellektuellt kapital som den absolut viktigaste tillgången inom en organisation. Eftersom framgångsrika företag var de som kunde kapitalisera deras samlade kunskap, och använda den för att skapa konkurrensfördelar, blev det tydligt att denna kunskap var tvungen att hanteras på ett effektivare sätt.
Men vad är egentligen kunskapshantering? Kunskapshantering definierar inte en specifik teknologi. Det är inte ett direktiv eller en strategi. Faktum är att den inte ens har en enkel definition; kanske på grund av att ordet kunskap i sig självt, i affärssammanhang, inte har en enkel beskrivning.
Man skulle kunna säga att kunskapshantering är att leverera samlad visdom, eller intellektuellt kapital, i syfte att kunna reagera snabbare och vara mer innovativ. Värdet av kunskapshantering ligger i dess förmåga att tranformera information till kunskap och innovation. Att använda information för att lösa ett problem är nyckeln till att förstå vad kunskap verkligen betyder: utan en lösning är det bara information. Informationshantering existerar egentligen bara i handling (användningen av kunskap). Användningen av kunskapshantering är minst lika flyktig som sin definition.
Den effektiva användningen, tillämpningen eller utrullningen av ett kunskapshanteringssystem inom en organisation är inte en enkel uppgift. Intranäten har varit nyttiga för att kunna riva de barriärer som hindrar implementeringen av kunskapshantering.
Den första och mest uppenbara barriären för kunskapshantering som organisationer möter är kulturella. Kunskapshantering behöver en kultur som främjar fritt utbyte och delning av information. Men hur får man en organisation att maximera sin användning av intern information? Kunskap är trots allt makt. Det första och mest uppenbara sättet är att införa ett företagsgemensamt system som tillåter folk att dela information och att använda denna kunskap på nya sätt tvärs genom geografiska och organisatoriska gränser. Om den valda lösningen är enkel att använda, kommer individer och företaget i sin helhet att förplikta sig att använda den. Anställda kommer att acceptera att de måste dela med sig av den kunskap de besitter och lösningen kommer inte att misslyckas som ett ”top-down” direktiv. I syfte att försäkra sig om att kunskapshantering skall bli en del av ett företags kultur, borde informationsdelningen vara direkt relaterad till de anställdas egna framgångar. Med andra ord behöver anställda incitament till att dela med sig av sin information.
För att kunna hantera ett företags intellekt krävs en hållbar, välorganiserad och säker kunskapsbas med ett effektivt stöd för informationsfångst och spridning. I första hand måste företag skapa en infrastruktur som säkerställer att informationen är säker och tillförlitlig. Webbaserade intranät som omfattar multipla kunskapskällor, dokumenthantering, sökteknik och workflow erbjuder en effektiv och säker ECM lösning. Systemet eller infrastrukturen måste kunna leverera icke existerande teknologier (för att förhindra störningar i det dagliga arbetet) och tillhandahålla en fokalpunkt för utspridda och virtuella arbetsgrupper.
Slutligen så står organisationer inför operativa utmaningar när de bestämmer sig för implementera en företagsgemensam kunskapshanteringsstrategi eller lösning. För att kunskapshantering skall fungera måste systemet enkelt kunna integreras med dagliga aktiviteter inom varje enhet, projektgrupp och individuellt. Ett effektivt kunskapshanteringssystem måste minimera sin inverkan på etablerade rutiner och istället utöka befintliga företagslösningar. Om anställda inte uppmuntras till att använda systemet, blir nyttan av ett kunskapshanteringssystem mycket liten. Att befästa ett webbaserat intranät i varje anställds dagliga rutin är ett effektivt sätt att sälja in kunskapshantering inom en organisation.
Under nittiotalet hade marknaden för dokumenthantering slagit taket. Microsoft levererade basfunktioner på den basala marknaden och mer specialiserad funktionalitet höll på att bli dyrare och dyrare på den avancerade marknaden. Med en affärsmöjlighet inom en marknad som tagit form, var kunskapshantering väl positionerad att kapitaliseras på den stora mängd av information och de utmaningar som organisationer stod inför för att hantera denna informationsmängd. Teknologi tillhandahåller infrastrukturen att möjliggöra mänsklig interaktion med kunskap och med de processer som transformerar information till kunskap.
Följande sammanfattar de grundläggande ämnesområden och den teknologi som understödjer den.
Information hanterades först genom användning av traditionella MIS-system (Management Information Systems), som fångade, lagrade och distribuerade rå data. Information levererades på begäran men utan att knytas till något sammanhang. När informationen konsumerats färdigt kastades det sedan bort. Ett datalager (data warehouse) passar in i denna kategori då den innehåller företagsdata som dokument, e-post, filer och annan form av information. Rå data är inte kunskap - kunskap är enbart ett resultat av information som transformerats till en handling.
För att kunna uppträda som kunskap, måste information organiseras och filtreras. Snabbt sattes, med teknologins hjälp, information i dess sammanhang genom att tillhandahålla ett lager av intelligens som samlade in information om information – var det var lagrat, när den lagrades, vem som lagrade det, vem som haft tillgång till den, vad den hänför till, mm. Med andra ord, information höll på att få ny intelligens från alla attribut som kopplast till den. Låt oss titta på sökteknik för att illustrera denna nya intelligens. Att söka bland stora informationsmängder kan vara en ganska frustrerande övning. Många av oss besitter inte den analytiska färdigheten som bibliotekarier har - vår förmåga att ställa frågor med många booleska uttryck är begränsade. Ofta resulterar en enkel fråga i tiotusentals svar. Ett effektivt sätt att få mer specifik information är att tillhandahålla sökresultat med mer precision. Att lägga till kontext till innehållet förbättrar sökresultaten dramatiskt. Det bästa sättet att skapa kontext för innehåll är att fånga de element som relateras till innehållet i stunden då de skapas.
Exempel på dessa element är författare, datum och redaktörer. Skillnaden mellan innehåll utan kontext och innehåll med kontext kan illustreras genom att jämföra en stillbild med en film av samma bild som tas under tiden som bilden tas. Bägge objekten består av innehåll, men filmen innehåller mer information om bilden. Den innehåller också information om det sammanhang som omger bilden och ger betraktaren i slutändan större möjlighet att förstå situationen och att minnas stunden.
Ett sökresultat som visar utdrag av innehållet tillsammans med tillhörande kontext, såsom exempelvis dess skapare och de som läst innehållet, hjälper användare att fastställa relevansen av innehållet i en resultatlista. Kontext kan också förses av andra dokument som skapats samma tid, eller av den sekvens av möten och diskussioner som omger skapandet eller modifieringen av innehållet. Innehåll kopplat till samarbete är ett kraftfullt sätt att öka informationens värde inom en organisation.
5.1.1 Kategorisering av Kunskap
Kategorisering var nästa fas i utvecklingen av kunskapshantering. System skapades som på intelligent sätt kunde märka information med relevant kontextuell information. När systemen var kapabla att samla och bevara information om information, eller metadata, blev det möjligt att använda denna kontext till att kategorisera och organisera kunskapsdatabasen. Nästa generation av system kunde gynnas av att applicera principer av informationsvetenskap. Organisationer såg värdet av att kunna navigera eller att hämta information baserad på bekanta utryck inom företaget eller industrin. Kunskapsarkitekter utvecklade officiella, hierarkiska taxonomier och synonymordböcker (tesaurer) som signifikant förbättrade tillgången till information för att stödja beslutsfattande och innovation. Liknande blir centraliserade och välorganiserade samlingar av relaterad information destinationer för ämnesområdesexperter.
5.2 Communities of Practice
Ett sista steg i utvecklingen av kunskapshantering är att kunna hantera grupper av människor som praktiserar samma ämne, det som på engelska kallas för Communities of Practice (CoP). Kunskapshantering handlar i slutändan om människor, relationer, arbetsgrupper och definitivt nya arbetssätt. CoP kombinerar teknologier med framsteg inom kunskapshanering i ett gränssnitt som är riktad till en speciell grupp av användare eller experter med liknande mål och intressen.
De flesta kunskapsarbetare är passionerade till vad de gör och hur de gör det – det är det som de vill prata om. CoP uppmuntrar webbaserad interaktion mellan organisationer och deras intressenter, inklusive anställda, kunder och partners. Denna interaktion etablerar relationer, förbättrar produktiviteten och gynnar innovationer på många plan.
Människor och idéer ligger i hjärtat av en on-line CoP. Dessa CoP gör det möjligt för människor att offentliggöra sina idéer och denna kunskapsdelning sporrar en process som framkallar medvetenhet, främjar interaktion, identifierar experter och fångar kollektiv visdom som skapar ”best practice”.
Under Internets framfart använde människor webbläsare för att komma åt information från gamla system, företagens kunskapsdatabaser, kundrelaterad information och forskningsinformation. Användningen av ett intranät för att underlätta kommunikationen blev mer utbredd. Som ett resultat av detta utvecklades intranäten i en rasande takt.
Varje organisation har en rikedom av intellektuell kapital. Även om den är av högsta valör, är den också en av de minst använda. Information är inte kunskap förrän människor tillför värde till den, transformerande rå data till affärsfördelar. Åtkomst av information är bara början av kunskapstransformeringsprocessen. Kapitalisering på kollektiv kunskap och intellektuella tillgångar kräver mer än bara ett intranät, ett delat informationslager, sök och dokumenthanteringsfunktionalitet. Det kräver en samarbetsknuten kunskapshantering – ett komplett kunskapshanteringssystem som adresserar alla fyra element av kunskapscykeln:
-
Kunskapsupptäckt och initiering refererar till människor som söker efter information som hjälper dem med deras arbete med att uppnå affärsobjektiv. Detta skede spänner sig från den enkla sökningen och åtkomsten av en faktura till granskningen och framställningen av komplexa rapporter.
-
Kunskapsorganisation är samlandet och hanteringen av information i enlighet med erkända principer som kommer att tillförsäkra dess bestående värde och medverkan till företagens framgång.
-
Kunskapsdelning refererar till att dra nytta av en centraliserad infrastruktur för lagring av information så att blir möjligt att distribuera och dela den tvärs över en organisation.
-
Kunskapsanvändning/Återanvändning summerar samarbetsknuten kunskapshantering, var människor agerar och jobbar tillsammans för att skapa projekt, forma arbetsgrupper, utveckla projektleveranser och hantera projekt och processer genom diverse faser och cykler.
Intranät var de första lösningarna som stödde den kompletta kunskapsprocessen genom att integrera kunskapshantering med samarbetsfunktioner på en webbaserad plattform.
Kunskapshantering inkluderar metodiken och verktygen som möjliggör e-lärande. E-lärande beskriver mjukvara och tjänster för utlärning som möjliggör för människor att koppla upp sig on-line i realtid för att arbeta, lära och samarbeta genom gränssnitt för webbkonferenser, webbevenemang, webbseminarier, on-line möten och virtuella kurser. Genom att leverera on-line träning i ett format som liknar klassrumsinteraktion, möjliggör e-lärande organisationer att träna sina anställda, öka produktiviteten och säkerställa att procedurer följs.
Realtidssamarbete och kunskapshanteringslösningar möjliggör för organisationer att få sina anställda, partners och leverantörer snabbt informerade och fokuserade på företagens affärsmål.
I dagens affärsklimat måste organisationer förbli konkurrenskraftiga och innovativa, men med färre resurser. Företagsträning genom e-lärande är ett sätt för organisationer att effektivt instruera sina anställda tvärs över geografiskt avlägsna ställen, utan at ådra sig höga resekostnader.
Integrerade samarbetsfunktioner och innehållshantering utökar webbens anslutande kraft till att stödja samarbetsansträngningar och leverera kunskap tvärs över världsdelar och IT-plattformar, utan beroende av någon klientbaserad mjukvara. Organisationer över hela världen har litat på att dessa lösningar skall vända deras nätverkskopplade organisationer till hyperlänkade organisationer och under processen transformera kunskap till affärsfördelar.
ECM levererar typiskt kunskapshanteringstjänster som möjliggör organisationer att fånga, organisera, klassificera och dela kunskap i ett säkert webbaserat informationslager. Dessa tjänster är hårt integrerade med samarbetsfunktioner. Detta innebär att människors arbete är kopplat till den kunskap som genereras och denna kunskap är kopplad till arbetet. Sådana kunskapslager tillåter människor att hantera kunskap inom kontext för att skapa verklig affärsvärde. Workflow och elektroniska formulär placerar värdefull information i kontexten för kritiska affärsprocesser, möjliggörande organisationer att bli mer produktiva och effektiva.
Värdet av de flesta organisationer idag finns i deras kunskapstillgångar. Framgång beror på förmågan att hantera, bevara och leverera dessa tillgångar. Det är ineffektivt att vara beroende av okontrollerade e-postsystem och delade diskar som lagringsmedium för företagsgemensam kunskap. Felaktig hantering av information kan få en organisation att riskera rättstvister. ECM möjliggör organisationer att utveckla en kunskapsdelningskultur som förenklar flödet av information genom en organisation.
Sök och åtkomstteknologi gör det möjligt för oss att hantera den stora mängden av information som finns tillgänglig inom företag och ute på webben – det är teknikens svar på att ”finna en nål i en höstack”.
Utan sök och åtkomstverktyg, är organisationer och webben planlösa samlingar av förvaringsskåp utan något sätt att särskilja dem åt. Forskning i ämnet har visat att mer än hälften av kunskapsarbetare spenderar mer än två timmar per dag med att söka efter information som de behöver för att utföra sina arbetsuppgifter. Sökmjukvara blev först populära för att indexera böcker och bibliotek och teknologin var modellerad efter de index som finns i början på böcker.
Tidiga företag som exempelvis Dialog och SDC började erbjuda databaser av information till bibliotekarier och andra forskare. 1976 lämnade en grupp forskare New Yorks Utbildnings Departement, för att starta ett företag som dedikerades till utbildnings- och medicinforskare. Söktjänsten körde på stordatorer från IBM och använde stora mängder av disk för att tillhandahålla privata och publika databastjänster till tusentals kunder, och i slutändan blev de världens tredje största on-line tjänst.
Mjukvaruföretag i slutet på sjuttiotalet och början på åttiotalet skapade teknologi som kunde indexera och söka milliontals dokument, primärt för on-line tjänster och rättstvistsstöd för stora rättsfall. I slutet på åttiotalet, samtidigt som populariteten för webben började öka, började man också indexera webben. Sedan dess har sökteknologin snabbt utvecklats för att anpassas till de behoven av både affärsanvändare och webbsurfare. Fler och fler företag började skapa sina egna intranäts för att dela dokument och indexera den växande mängden information.
Detta avsnitt diskuterar utvecklingen av sökteknik och dess relation till ECM-lösningar.
Idag använder de flesta människor söktjänster såsom Google för att finna information på webben. Sökverktyg är enkla att använda men det kan vara frustrerande när man söker på ett ord och söktjänsten ger dig 20 000 sidor som du kan välja mellan. Lite förståelse för vad som egentligen eftersöks kan få sökningar att bli mycket mer effektiva. Teknologin rör sig mot att förstå och kategorisera information på samma sätt som människor gör.
En bokindex är bara några sidor långt och innehåller nyckelord och ämnen, men när sökmotorer indexerar dokument så indexerar nästan varje ord (de flesta mjukvaruprogrammen är instruerade att ignorera vanliga ord som och, på, är och den). Fulltextsökning betyder i stort sätt att när man söker så söker man på all text i ett dokument. Detta gör det viktigt att ställa frågor som inte är för breda i sin kontext. På grund av detta så börjar de flesta människor med några få utvalda nyckelord och senare förfinar sökningen genom att lägga till fler ord till den sökta texten. Den nya frågan kommer då att returnera färre antal träffar.
Att lägga till information till ett dokument i form av metadatataggar gör sökmotorer mycket mer selektiva. Låt oss säga att du söker efter detta års årsrapport och att du vet att det skrevs av Fredrik Svensson på ekonomiavdelningen. Genom att lägga till dessa extra kriterier, d.v.s. genom att specificera namnet på författaren, till din sökning skulle ge dig en mycket mer begränsad sökträff. Moderna sökverktyg ger denna typ av sökfunktion.
Nyckeln till att skapa ett index är att extrahera de väsentligaste nyckelorden från texten och sedan notera var i texten nyckelordet fanns, d.v.s. vilket sidnummer. Oavsett om det är en bokindex eller en sökmotorindex så fungerar de på samma fundamentala sätt.
En elektronisk sökmotor skannar innehåll i ett dokument eller en webbsida och extraherar nyckelord baserat på godtycklig mängd av kriterium (som placering, frekvens, närhet, osv.) Ett index av dessa ord kompileras sedan till en fil som länkar varje notering till placeringen i dokumentet eller webbsidan där ordet används. När man söker på webben så söker man inte på alla sidor på internet utan bara på ett tidigare kompilerat index av dessa sidor.
Datorer kan bearbeta information mycket snabbt; medan det kan ta dagar för en författare att indexera en bok så tar det bara sekunder för en dator. Trots det så krävs det extremt stora datorkrafter och väldigt sofistikerade algoritmer att indexera innehållet på internet, då mängden information på webben är astronomisk.
Två nyckelkoncept diskuteras ofta i akademisk litteratur om sök och informationsåtkomst. Minnas (recall) är definierat som förmågan att indexera och återfå all information som en användare söker efter, medan precision är definierat som förmågan att återfå enbart information som en användare söker efter. Bägge dessa mått kan representeras med procenttal. Målet är att återfå information som är relevant samtidigt som man ignorerar information som inte är det.
Det finns en mängd kännetecken som sökmotorer använder för att öka precisionen eller minnet. Dessa inkluderar booleska uttryck, trunkering, närhet och parametriska sökningar. De flesta sökmotorer inkluderar möjligheten att använda booleska uttryck för att länka sökord. Som exempel: hund OR beagle kommer att returnera dokument som innehåller vilken som helst av orden. Man kan också använda AND till att koppla skiljda koncept. Att använda AND begränsar sökträffen, som exempel: doktor AND kirurg kommer att returnera enbart de dokument som innehåller bägge termer. Man kan också använda NOT för att eliminera ord, som exempel: kennedy NOT politiker kommer att eliminera dokument om President John F. Kennedy.
En annan teknik kallas för wildcards eller trunkering. Wildcards ger dig möjlighet att använda en asterisk för att ersätta ett eller fler tecken i slutet av en sökfråga. För exempel: drog* returnerar drog, droger och drogmissbrukare; och m*donald returnerar mcdonald och macdonald. Några sökmotorer stödjer också det som kallas för vänsterhands trunkering var du kan ersätta tecken i början på en sökfråga, exempelvis skulle *optisk returnera alla meningar i informationslagret som slutar på optisk.
Sökning med tekniken närhet tillåter användare att specificera söktermer som är inom en viss närhet till ett annat ord, eller inom samma mening eller stycke. Typiskt är uttrycket för denna typ av sökning NEAR eller SAME. För exempel: ko NEAR kalv, kommer att returnera alla dokument där bägge orden finns inom fem ord från varandra och ko SAME kalv returnerar alla dokument där dessa två ord finns inom samma stycke.
Parametriska sökningar tillåter sökaren att begränsa söktermerna till ett specifikt fält eller stycke. Exempel: Title CONTAINS kunskapshantering eller kunskapshantering[title] skulle enbart returnera dokument som har ordet kunskapshantering i dess titel. Andra exempel skulle kunna data DATE> 2007-03-03 eller QUANTITY < 100. Dessa söktermer används ofta i kombination med andar termer i syfte att öka precision och bibehålla recall.
Dessa tillsammans med andra tekniker såsom exempelvis tesaurer och synonymer är sätt som sökmotorer kan förbättra sökresultaten genom balansen av recall kontra precision, och förse det som kallas för förbättrad söktrohet. Det är viktigt att hålla recall högt så att relevanta dokument inte missas, men ändå balansera det med noggrannhet så att resultatlistan inte blir för stor för användaren att hantera.
Sökmotorer genererar sökresultat. Dessa presenteras oftast som webbsidor innehållandes en lista av dokument eller sidor som tillfredsställer sökfrågan. Mjukvaran försöker ordna resultaten genom att placera de mest relevanta träffarna högst upp i söklistan. Detta kallas ofta för att rangordna resultaten baserat på relevans. De flesta webbaserade sökmotorer returnerar resultat ordnade enligt det som sökmotorn anser vara mest relevant för användaren. Typiskt kalkyleras relevanspoängen baserat på en statistisk analys av söktermerna och dokumentresultaten, för att identifiera de dokument som anses mest troligt att användaren söker efter.
Sofistikerade sökmotorer tillåter administratörer att anpassa och ställa in de mekanismer som fastställer relevanspoängen. Detta tillför något som kan anses vara en humanistisk prägling på sökresultaten. Resultaten i sig själva är typiskt presenterade som en lång lista av länkar till de faktiska webbsidorna eller dokumenten.
När vi tänker på sökresultat på internet, är det viktigt att ta hansyn till många av dokumenten är fyllda med hyperlänkar som refererar till andar dokument – det mesta av webben består trots allt HTML-dokument. Faktum att det finns länkar till andra dokument inbäddat i huvuddokumentet ger ett bra hjälpmedel för att fastställa relevans.
Googles välkända sökmotor exploaterar denna metod av relevansrangordning för att sortera sökresultaten. Varje dokument som hanteras av sökmotorn tilldelas relevanspoäng, som sedan modifieras baserat på relevanspoängen på de dokument som den hyperlänkar till. Denna metod möjliggör för sökmotorn att kunna basera värdet av ett dokument inte enbart baserat på dess innehåll men också på de dokument som den länkar till.
Moderna sökmotorer förser användarna med en sammanfattning av dokumentet, under varje dokumenttitel som hjälper att särskilja de relevanta träffarna mot de som ej är relevanta. De kan också erbjuda att markerar sökorden med olika färger, som i sig också hjälper användarna att avgöra relevansen på träffarna och är framförallt hjälpsamt när sökordet finns i slutet på ett långt dokument. På liknande sätt så tillhandahåller ”träff till träff navigering” ett enkelt sätt att snabbt förflytta sig från en sida som innehåller en eller flera nyckelord till nästa sida i dokumentet som innehåller nyckelord.
En annan sökfunktion är att användaren själv får ange de parametrar som bör poängsätta relevansen. Ofta kan användarna vara intresserade av att titta på de dokument som senast modifierats, eller att sortera dokument efter författare eller titel. I vissa fall kan användarna vilja ange flera sorteringsnycklar för att förbättra träfflistorna.
Framtida sökmotorer kommer att lära sig av användarens beteende. De kommer att veta att användaren ofta klickar på dokument som författats av en viss person men inte av någon annan. De kommer att lära sig att folk från din avdelning oftast är intresserade av marknadsdokument och inte av legala dokument. Beväpnad med denna kunskap kommer framtida sökmotorer att mycket bättre kunna hitta de dokument som du behöver, och det kommer att leda till att du blir mycket gladare och mer produktiv.
En kartläggning som gjorts för att se hur mycket tid per vecka som användare lägger på att söka efter information som de behöver, visade att över 50 % av användarna lade mer än 20 % av sin arbetsvecka på att finna information.
En av de största affärsfördelarna som organisationer hoppas på att få ut från sina investeringar i ECM-lösningar är den tidsbesparing som resulterar från att användare snabbare kan finna relevant information. Enklare tillgång till information betyder att beslut kan fattas snabbare och att dessa beslut baseras på bättre information och kunskap. Sökverktyg är kritiska komponenter i dokumenthanteringssystem och webbpubliceringssystem – de skapar ett fulltextindex över alla dokument och övriga objekt som finns lagrade i informationslagret och uppdaterar detta index så fort nya dokument skapas eller modifieras. Av denna anledning kan man säga att sökfunktioner är fundamentala aspekter i både kunskapshantering och sammansatta ECM-lösningar.
Dagens sök och hämtningssystem tillhandahåller en mängd funktioner som underlättar sök, filtrering, organisering, och hämtning av information. De innehåller:
-
Natural Language Queries (NLQ), var användarna skriver in en mening eller fras eller klipper in ett helt stycke i sökfönstret
-
Dokumentsummering, som automatisk sammanfattar ett dokument
-
Dynamisk gruppering av resultat Konceptuell utbrytning av information, där nyckelord, fraser och koncept automatiskt extraheras från ett regelverk
-
Sammansatta sökningar, som tillåter användare att söka och aggregera resultat från multipla informationslager och källor, inklusive publika sökmotorer
-
Automatisk kategorisering eller klassificering av information baserat på fördefinierade eller användarkontrollerade taxonomier och Taxonominavigering som tillåter användare att utforska de olika noderna av dynamiska taxonomier
-
Dessa funktioner levererar icke likartade möjligheter till att organisera och analysera den ostrukturerade informationen som finns i ett företag. Kombinerat med dokumenthanteringsfunktionalitet skapas nya förfinade sökfunktioner som förser organisationer med ännu bättre sätt att finna och leverera ostrukturerad information.
I och med att mängden information växer exponentiellt, både inom och utanför globala företag, fortsätter forskningen och utvecklingen av sök och relaterade teknologier. Teknologier som funkar bra för milliontals dokument måste utvärderas och göras kapabla att hantera miljarder dokument. Tekniker såsom koncept- och enhetsextraktion kommer att tanka automatiska faktasamlingar och skapa processer som automatiskt skapar strukturer från klumpar av information som hittas inom dagens textbaserade dokument. Att skapa och länka dessa klumpar av information för att svara på frågor eller härleda nya fakta, kommer att vara ett stort område inom forskning de kommande åren.
Personifiering och användaranalyser är ett område där det forskas mycket inom idag. Att samla information om en användares sökpreferenser och behov baserat på sökfrågor och dokumentvalshistorik kommer att resultera i mera målinriktade resultat och sökmotorn kan föreslå sökfrågor baserat på den samlade historiken om användarens söksessioner. Under tiden som tekniken utvecklas, kommer den att integreras mer med portalteknologier för att tillhandahålla personifierad, filtrerad och relevant information. Dessa målstyrda gränssnitt kommer att möjliggöra användare till att mer effektivt arbeta och samarbeta inom ECM-lösningar.