WAYS levererar affärsnytta

Omvärlden och företagens utmaningar
I en allt mer komplex omvärld med ett i princip outtömligt informationsflöde krävs en genomtänkt informationshantering. Genom att begränsa, filtrera och rikta informationen till rätt användare och rätt tillfälle får företaget en effektiv kunskapsöverföring och ett optimalt informationsgenomslag.

Den egna verksamhetens krav och förutsättningar
Generellt kan ett företags verksamhet delas in i följande processer:

• Strategi och ledningsprocesser
• Kärnprocesser
• Administrativastöd processer

Självklart är alla dessa processer viktiga, men företagets kärnprocesser är ofta de processer som avgör om företaget når sina mål då de är de som genererar intäkter till företaget, dvs. den dagliga verksamheten och produktionen. Prioritet bör därför vara att främst säkerställa att företagets IT-applikationer stödjer dessa processer.

Under senare år har många företag satsat på att ta fram ett Intranät – ett internt nätverk för företaget. Många av dessa intranät är mer eller mindre en webbifierad personaltidning och har inte haft IT-stöd för företagets kärnprocesser. Därmed har intranätet inte medfört det reslutat som förväntades när det togs i drift. För många har det inneburit att intranätet endast blivit kostnad för företaget och ytterligare en ”ikon” att klicka på för medarbetaren.

Vår rekommendation är därför att prioritera funktioner som stödjer kärnprocesser när en digital arbetsplats ska utvecklas. Här nedan följer några generella punkter kring drivkrafter för interna förbättringar inom ett företag.

Resultat- och resursoptimering
Att tillsätta och optimera rätt resurser och att kunna få en jämn beläggning och utnyttja samtliga medarbetare i en organisation är av största vikt och hur det skall hanteras är ett ämne för ständig diskussion. En IT-applikation som i realtid kan förse beslutfattare och medarbetare med korrekt information, ska exempelvis kunna svara på följande frågor;

• Hur ser vår beläggning ut det närmsta veckorna, månaden, kvartalet?
• Vilka resurser finns tillgängliga?
• Likaså är det viktigt att kunna få ut ekonomisk historik information.
• Hur har vår beläggning sett ut?
• Vilka resurser har varit belagda osv.

Effektivisering
Kravet på ständiga förbättringar är något som i högsta grad driver företag till ny arbetsätt och metoder. Konkurrensfaktorn är självklart en viktig bidragande faktor till dessa effektiviseringar.

Kvalitetshöjning
Att höja kvalitén behöver inte alltid innebära effektvisering, men det kan skapa ett mervärde hos kunderna. Att verka för att höja kvalitén i det dagliga arbetet är något som ligger i linje med riktlinjer och policys som företagen sätter upp, men även i de fall som ett företag skall exempelvis ISO-certifieras. Kvalitetshöjning är mångfasetterat och kan verka inom många olika verksamhetsområden beroende på företag och dess förutsättningar. Det vanligaste förekommande är dokumenthantering och ärendehantering för olika typer av uppdrag och projekt.

Utveckla och förädla information och öka kunskapen inom företaget
Ett område som blivit alltmer aktuellt är förädling av tidigare information och erfarenheter till kunskap inom ett företag - kunskapshantering (Knowledge Management). Kunskapshantering är ett omfattande område och kan utgöras av betydligt fler delar är bara dokument.

Kunskapshantering kan delas in i en intern och en extern del. Fördelen med en IT-applikation är att man kan systematisera information på ett sätt att det lätt går att söka och filtera information. Detta är en av grunderna i kunskapshantering. Här följer några exempel på områden inom kunskapshantering:

• Standarddokument och mallar
• Standardisering av metoder, processer
• Återföring av erfarenheter från ärenden
• Insamling av information och nyheter avseende kunder
• Systematisering av medarbetarkompetens (vem kan vad i organisationen)
• Branschbevakning
• Kundbevakning

Knowlege Management utgör inte ett företags kärnverksamhet utan är mångt och mycket en viktigt stödjande del i en digital arbetsplats.